定款は、会社の組織や運営についての基本事項を定めた根本規則のことで、会社をつくるときは必ず定款を作成しなければなりません。さらに株式会社の場合は、作成した定款を公証役場で公証人の認証を受けなければなりません。
定款の作成
「基本事項の決定」で決めた内容を元に定款を作成します。定款の記載事項は、絶対的記載事項、相対的記載事項、任意記載事項の３種類があります。それぞれについて、以下で説明していきます。
絶対的記載事項
以下の事項は、定款に必ず記載しなければならない事項です。絶対的記載事項は、定款に記載しなければ定款全体が無効になってしまいますので、記載忘れが無いか、記載方法に誤りが無いか念入りに確認することが必要です。
- 会社の商号
- 会社の目的
- 本店所在地
- 設立に際して出資される財産の価額またはその最低額
- 発起人の氏名（名称）・住所
対的記載事項
定款に記載があれば効力が生じるが、記載がなければ効力が生じない事項です。相対的記載事項には、株式譲渡制限や変態設立事項があります。変態設立事項は、以下の事項になります。
- 現物出資
- 財産引受
- 発起人の特別利益
- 設立費用
これらは、会社財産に関わる事項ですので、発起人の不正な行為により会社財産を危険にさらす危険性があります。そこで、そのような事項については、定款に記載しなければ効力が生じないということになっています。また、変態設立事項については、不正がないように原則として裁判所検査役による調査が必要になります。
任意的記載事項
定款に記載しなくてもよいが、定款に記載しておけば会社の運営が分かりやすくなる事項です。記載するかしないかは、会社の裁量に任されていて、公序良俗に反しなければどんな内容でも自由に定めることができます。ただし、定款の変更には株主総会の決議が必要ですので、あまりになんでもかんでも記載してしまうのは後々不便なことになります。おもな事項は以下になります。
- 定時株主総会の開催時期
- 株主総会の議長
- 事業年度
- 公告の方法
定款の認証
認証とは、一定の行為が正当な手続きによりされたことを公の機関が証明することで、作成した定款は公証人の認証を受けることではじめて効力を有します。会社の本店所在地を管轄する公証役場の公証人に認証を受ける必要があることに注意が必要です。株式会社の場合は必ず認証が必要になります。合同会社の場合は必要ありません。
定款認証の手順
まずは、公証役場に認証へ行く前に定款をもう一度、絶対的記載事項が漏れなく記載されているか、許認可を受ける必要がある事業の場合は、許認可要件を満たすための事業目的が記載されているかなどを確認しましょう。
定款のチェックが終わったら、公証役場に出向いて認証を受けます。定款の認証は、原則として発起人全員で出向くことになっています。発起人全員が出向くことができない場合は、発起人のうち１人が代表として出向くか代理人を立てることになります。
公証役場で定款を提出すると、公証人は定款に誤りがないかチェックします。訂正部分があれば指摘されますので、訂正します。
定款が受理されると、１通は公証役場の保存用として残り２通は返却されます。返却されたうち、１通は謄本という印が押されますので後の登記申請用に、１通は会社保管用とします。会社保存用の定款は、事業を行っていくうえで提出を求められる場面がありますので大切に保管してください。
※公証役場ごとに取り扱いが異なる場合がありますので、事前に公証役場へ連絡して確認した方がよいです。
公証役場を一覧で確認できます。
定款の認証に必要なもの
定款認証にあたり公証役場に持参するものとしては、以下のものがあります。
- 定款 3通
- 発起人全員の印鑑証明書 各1通
- 公証役場に出向く発起人の印鑑
- 代理人が出向く場合は、代理人の印鑑と身分証明書・委任状
- 収入印紙 4万円分
- 認証手数料等 約52,000円
電子定款とは
定款には電子定款というものがあります。電子定款の認証は、書面で作成した定款を公証人に認証してもらうことが原則ですが、書面ではなく電子化された定款（電子定款）を認証してもらうこともできます。
電子定款の場合、書面で定款を認証してもらう際にかかる収入印紙４万円が掛かりません。ただし、電子定款で認証してもらうためのインフラを整えるのに数万円掛かりますので、行政書士などの専門家に依頼してしまった方がトータルで考えた場合は安上がりだと思います。
まとめ
- 会社の設立には定款を作成する必要がある。
- 定款には必ず記載しなければならない絶対的記載事項がある。
- 株式会社の場合は、公証役場で定款の認証をしてもらわなければならない。
- 定款は電子定款で作成することで4万円の節約ができる。
